湖南城市学院审计档案管理细则
第一章 总 则
第一条 为了加强学校内部审计档案管理工作，充分发挥审计档案的作用，根据审计署《审计机关审计档案工作准则》和《湖南城市学院档案管理办法》的有关规定，结合我校审计工作实际，制定本细则。
第二条 审计档案实行统一领导、集中管理的原则。审计处档案管理工作接受上级业务主管部门和学校档案管理部门的指导和监督。
第三条 审计处设立兼职档案管理人员。按照有关规定，负责本部门审计档案的收集、整理、保管、利用、统计等工作。
第二章 审计档案归档范围
第四条 审计档案是指在项目审计或审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案是我校档案的组成部分，主要有财务类审计档案、经济责任审计档案、工程类审计档案及审计管理档案。
第五条 财务类、经济责任审计项目归档的文件材料主要有：
（一） 学校领导对审计事项的批示；
（二） 审计委托书；
（三） 项目审计计划、审计实施方案及其调整记录；
（四） 审计通知书；
（五） 被审计单位（个人）承诺书、述职报告；
（六） 审计工作底稿和调查记录（含审计证据）；
（七） 审计报告征求意见稿及被审计单位以及被审计人员对审计报告证求意见稿的反馈意见；
（八） 审计报告（正稿）、审计结果报告、审计建议书、审计决定、移送处理书等文书材料；
（九） 审计结果执行情况及审计回访记录等文书材料；
（十） 有关审计项目的请示、报告、批复（示）、群众来信、来访记录、举报等文书材料；
（十一）其他有关材料。
第六条 工程类审计项目归档的文件材料主要有：
（一） 工程预、结算书（含套价表、工程量计算式、工程量清单、合理价、上限价的确定资料）；
（二） 竣工验收资料（含施工图、竣工图）；
（三） 工程施工合同（协议）；
（四） 工程招、投标文件、中标通知书、施工合同及有关会议纪要；
（五） 设计变更通知书、经济技术联系单、签证单、隐蔽工程验收记录、有关批示；
（六） 甲供材料清单；
（七） 其他相关材料；
（八） 工程结算审批表、工程结算审核报告书（含初审、复审报告）；
（九） 工程审计定案表。
第七条 审计管理归档的文件材料主要有：
（一） 上级有关审计工作的文件；
（二） 本校审计工作的规章制度、管理办法、岗位职责；
（三） 审计工作计划、总结、重要会议记录、综合汇报材料；
（四） 向学校领导和上级部门请示及批复材料；
（五） 审计工作统计报表；
（六） 审计工作表彰及申报材料；
（七） 审计工作会议或审计学术交流会议，本校代表的发言稿及会议的主要文件；
（八） 审计工作电话记录、传真及工作落实情况；
（九） 参与学校资产采购及合同会签的相关审计意见；
（十）其它资料。
第三章 立卷与归档
第八条 审计文件材料按审计项目立卷，一个审计项目可立一个卷或者若干卷，不得将几个审计项目合并立为一个卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。
第九条 审计档案的建立实行"谁审计，谁立卷"、"审结卷成"、"定期归档"的责任制度，采取按年度分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。审计项目负责人应当根据归档的范围，在审计项目结束后对审计项目形成的应归档文件材料按《湖南城市学院归档范围和保管期限规定》、《湖南城市学院归档细则》进行归类整理。
第十条 审计档案卷内文件材料一般应以结论性材料、证明性材料、立项性材料、其他备查材料为序进行排列。
（一） 结论性材料有：审计报告（正稿）、审计报告（征求意见稿）、被审计单位（人）反馈意见、审计报告征求意见书、审定审计报告的会议纪要、审计结果报告、审计文书送达回证等；
（二） 证明性材料有：审计证据（含承诺书）、审计工作底稿，审计调查记录等；
（三） 立项性材料有：审计委托书、审计通知书、项目审计计划、审计实施方案等；
（四） 其他备查材料。
第十一条 审计案卷内的文件材料排列规则和顺序如下：
（一） 正件在前，附件在后；
（二） 定稿在前，修改稿在后；
（三） 批复在前，请示在后；
（四） 批示在前，报告在后；
（五） 重要文件在前，次要文件在后；
（六） 汇总性文件在前，原始（基础）性文件在后；
（七） 文字材料在前，图样在后。
第十二条 案卷的编目、装订按国家及教育系统及学校有关档案管理的规定办理。对移交到学校档案室的项目审计档案，按卷内文件材料排列和内容编写目录，并自目录后第1页起用号码机在右下角按顺序打印页码。
第四章 审计档案的移交、保管及工作职责
第十三条 所有须归档的审计文件材料（包括相应电子版本等其他介质材料）整理归档后应于次年3月集中移交部门兼职档案管理员，由部门兼职档案管理员依照校档案馆有关规定进行集中编目。
第十四条 对需要移交到学校档案馆的档案资料，经审计处负责人验收后于次年6月31日前由部门兼职档案管理员送交学校档案馆，并做好移交手续的登记工作；对按国家有关档案管理的规定不列入卷内但确有参考价值的材料，由审计处保存。
移交学校档案馆的审计档案包括：
（一） 财务、经审类审计档案；
（二） 工程审计档案；
（三） 其它审计项目档案、学校有关审计工作方面的规章制度；工作计划、工作总结、请示、报告、批复等文件；统计年报，重要报表等。
在审计处负责保管的相关审计档案：
（一） 行政文书及审计综合管理文书资料；
（二） 审计相关法规、政策文件、审计参考资料；
（三） 其它相关审计资料等。
第十五条 审计档案的保管期限按照《湖南城市学院归档范围和保管期限规定》》，审计档案分永久、30年、10年三种。
第十六条 审计档案的销毁按学校档案鉴定销毁制度办理。
第十七条 借阅审计档案，一般限定在审计处内部。如有特殊情况其他部门需要借阅审计档案的，须经审计处负责人批准，已移交至学校档案馆的审计档案借阅，还应遵守学校档案馆的相关规定。
第十八条 审计人员在档案管理中应严格遵守国家关于档案保密的规定，保证审计机密及档案的安全，维护学院合法权益保障经济利益。
第十九条 兼职档案人员调离本岗位时，应向处室负责人移交本人负责的工作内容，办好交接手续。
第五章 附则
第二十条 本办法由审计处负责解释。
第二十一条 本办法自颁布之日起施行。
湖南城市学院审计处
二○一三年三月三十日
附件1：湖南城市学院审计档案保管期限表
附件2：基建处工程项目移交清单表（初审后）
附件3：工程类审计档案归档目录表
附件4：财务类审计档案归档目录表
附件5：经责类审计档案归档目录表
附件6：审计档案移交汇总表（交兼职档案管理员、含纸质及光盘）
附件7：委托审计工程项目资料借出清单
附件8：审计档案借阅申请单
（附件见审计下载专区）
